<p>Každé ráno si uděláte kávu s nadějí, že si k ní opravdu sednete. Jenže než se nadějete, už řešíte e-maily, faktury, telefonáty nebo ztracený balíček pro klienta. Káva mezitím vystydne a váš seznam úkolů se místo zkracování jen prodlužuje. <br>Co kdyby to ale šlo jinak? Seznamte se s delegováním – způsobem, jak se zbavit zbytečné zátěže, nechat asistentku převzít operativu a konečně si tu kávu v klidu vychutnat. ☕</p>
Nejste na to sami. Co delegovat na virtuální asistentku? Vymyslela jsem rovnou 65 činností!
Kolikrát jste si povzdechli: „Kéž bych měl/a víc času!" Nebo: „Potřeboval/a bych klon!" Možná podnikáte a cítíte, že se topíte v administrativě. Možná jste rodič, který se snaží udržet rodinný život v chodu. A možná jste obojí.
Pravda je taková, že nemusíte všechno zvládnout sami. Existuje kouzelný klíč k tomu, jak si uvolnit ruce, zbavit se stresu a mít konečně uklizený stůl / e-mail / Google Disk... Ten klíč se jmenuje delegování.
Ale kde začít? Připravila jsem pro vás přehled nejčastějších úkolů, které může vaše asistentka převzít – a možná vás překvapí, kolik času a energie vám to ušetří.
1) Administrativa a organizace >> konec chaosu ve vašich e-mailech a dokumentech
Pracovní schůzky, faktury, smlouvy, plné e-mailové schránky... Cítíte ten tlak? Co kdyby vám někdo pomohl udržet pořádek? Konec stovkám nepřečtených e-mailů, už žádná zameškaná technická u auta, nebo jízda bez dálniční známky.
☑️ Správa e-mailové schránky a odpovídání na zprávy,
☑️ práce s dokumenty (tvorba, editace, archivace), tvorba prezentací,
☑️ vedení jednoduchého účetnictví (fakturace, digitalizace účtenek do DPH),
☑️ vytváření objednávek, porovnávání cenových nabídek,
☑️ rešerše informací,
☑️ práce se smlouvami,
☑️ komunikace s týmem / koordinace týmové spolupráce,
☑️ sledování termínů a plnění úkolů v týmu,
☑️ zápisy z porad a následná distribuce týmu,
☑️ organizace služebních cest,
☑️ správa vozového parku (výměna pneu, dálniční známky a technické kontroly),
☑️ údržba rezervačního systému,
☑️ správa docházky,
☑️ sjednávání a organizace schůzek,
☑️ zajištění dárků / propagačních předmětů a tiskovin,
☑️ správa databází kontaktů.
2) Zákaznická podpora >> vaši klienti si zaslouží rychlou a milou komunikaci
Dostáváte dotazy na e-mail, sociální sítě, telefon? Vaši zákazníci očekávají rychlé odpovědi – a tady přichází na řadu vaše asistentka. Už žádné týdny čekající e-maily, na které nedokážete najít čas.
☑️ Komunikace se zákazníky (e-mailem, chatem, telefonicky),
☑️ řešení dotazů a stížností,
☑️ zpracování reklamací a vratek,
☑️ zjišťování zpětné vazby od zákazníků,
☑️ zajištění komunikace s přepravními společnostmi,
☑️ navolávání kontaktů,
☑️ správa FAQ a aktualizace informací,
☑️ Odpovídání na komentáře a zprávy na sociálních sítích,
☑️ správa chatu na webových stránkách,
☑️ monitorování hodnocení a recenzí firmy.
3) Marketing a sociální sítě >> buďte vidět – i bez hodin strávených nad příspěvky
Chcete, aby vaše firma měla silnou online stopu? Ale kdo má čas na plánování postů a správu reklam? Delegujte to na VA. Vaše příspěvky budou mít vizuálně i obsahově atraktivní obsah, konečně budete konzistentní a vybudujete komunitu kolem své značky.
☑️ Plánování a publikování příspěvků na sociálních sítích,
☑️ psaní textů ke grafickým materiálům a příspěvkům,
☑️ moderování diskuzí ve skupinách a komunitách,
☑️ správa a aktualizace profilů/skupin na sociálních sítích,
☑️ psaní článků na blog včetně SEO optimalizace,
☑️ tvorba produktových popisků pro e-shop,
☑️ stříhání a úprava videí pro sociální sítě,
☑️ vytváření animovaných GIFů nebo reels pro Instagram,
☑️ správa a organizace fotobanky a vizuálních materiálů,
☑️ tvorba grafických materiálů v Canvě,
☑️ správa reklamních kampaní,
☑️ tvorba a rozesílka newsletterů (emailing / emailové kampaně).
4) Správa webu a technická podpora >> ať váš web funguje bez problémů
Aktualizace webu, SEO optimalizace, řešení technických potíží… Všechny tyto úkoly mohou snadno přistát na bedrech asistentky. Vaše stránky budou více vidět a když se něco pokazí, VA je jako vaše osobní záchranářka.
☑️ Aktualizace obsahu na webu (blog, produkty, služby),
☑️ základní úpravy v CMS (WordPress, Wix, Shoptet…),
☑️ zálohování a údržba webu,
☑️ publikace a úprava produktů v e-shop,
☑️ nastavování popisků pro SEO,
☑️ řešení problémů s formuláři a objednávkovým procesem,
☑️ správa produktových kategorií a filtrování produktů,
☑️ nastavení cesty zákazníka,
☑️ export/import kontaktů v emailingu,
☑️ tvorba webových formulářů na sběr kontaktů,
☑️ příprava podkladů k ověření domény,
☑️ sledování a analýza výkonu,
☑️ sledování trendů a povinných změn,
☑️ tvorba webu.
5) Osobní a rodinná asistence >> protože i doma potřebujete pomocnou ruku
Co kdyby vám někdo pomohl nejen v práci, ale i doma? Protože čas strávený s rodinou je k nezaplacení. Hoďte na VA úkoly, které dlouho odkládáte a hrnete před sebou.
☑️ Plánování dovolené,
☑️ výběr a objednání dárků,
☑️ organizace společenských událostí (svatby, narozeniny, výročí…),
☑️ hledání a rezervace aktivit na dovolené,
☑️ online objednávky potravin,
☑️ zajištění oprav v domácnosti (výběr a komunikace s řemeslníky),
☑️ plánování a výběr školních a mimoškolních aktivit (kroužky, tábory…),
☑️ vyhledání a porovnání nabídek pojištění, energií nebo mobilních tarifů,
☑️ asistence při stěhování,
☑️ vyhledání lékařů,
☑️ výběr a vyvolání fotografií, tvorba fotoknihy,
☑️ nákup lístků na kulturní představení,
☑️ správa datové schránky.
Na téma osobní asistence jsem zpracovala extra článek s 50 činnostmi, které můžete na VA delegovat.
Největší překážka? Pocit, že „musím to zvládnout sám".
Mnoho lidí má obavu delegovat – bojí se, že jiný člověk neodvede práci stejně dobře, nebo že je to zbytečný luxus. Ale víte co?
👉 Delegování není slabost. Je to cesta k efektivnějšímu a šťastnějšímu životu.
Ať už podnikáte, vedete firmu nebo jen chcete mít více času pro sebe a rodinu, asistentka může být vaším nejlepším spojencem. Naučte se pouštět to, co vás zatěžuje – a uvidíte, jak moc se vám uleví.
Potřebujete naučit delegovat, nebo nastavit proces spolupráce s asistentkou? Jsem tu pro vás.
