<p>Od poptávky řemeslníků až po správu CRM systému – každá hodina práce virtuální asistentky šetří klientům čas a starosti. Delegování úkolů je klíčem k efektivnímu podnikání. V tomhle článku vám ukážu, co všechno může virtuální asistentka dělat – a konkrétně, co jsem ten den dělala já.</p>
Co všechno zvládne virtuální asistentka?
Činností, které může VA vykonávat, je téměř nekonečné množství. Záleží, co právě potřebujete – od administrativy, zákaznické podpory až po osobní asistenci. Dneska vám ukážu konkrétní den z mé praxe – jako virtuální asistentka zaměřená na administrativu a osobní podporu.
Reálný pracovní den virtuální asistentky – 4,5 hodiny práce pro 5 klientů
Klient 1: administrativa, fakturace a logistika
📎 Celodenní kontrola e-mailu, komunikace s klientem o tom, co tam přišlo (a co s tím uděláme).
📎 Cca 10 telefonátů, kdy se mě klient ptal na různé podrobnosti, souvislosti, nebo mi zadával úkol. Deleguje výhradně telefonicky.
📎 Kontrola vydaných faktur za rok 2024 (jestli máme vše stažené na DropBox, správně pojmenované a zapsané do tabulky).
📎 Poptávka výroby venkovních žaluzií pro klientova zákazníka.
📎 Poptávka kominíka na špatně přístupnou střechu.
📎 Komunikace s kolegou ohledně plánu práce na další dny.
📎 Zápis plánu do kalendáře.
📎 Soupis věcí, co je třeba nakoupit, naložit na dílně a převézt jinam.
Klient 2: zákaznická podpora a CRM
📎 Zákaznická podpora.
📎 Plánování lekcí.
📎 Kontrola příchozích plateb v bance.
📎 Správa CRM systému – vytvoření nových obchodních případů.
Klient 3: HR a komunikace
📎 Ukončení předplatného AI aplikace.
📎 Rozšíření počtu členů v CRM systému, změna předplatného.
📎 Komunikace s podporou ohledně nákupu nových licencí Adobe.
📎 Komunikace s klientem (2 telefonáty a několik zpráv přes WhatsApp).
📎 Vytvoření a rozeslání e-mailu pro odmítnuté uchazeče o práci.
Klient 4: osobní agenda a digitální podpora
📎 Zadání volných termínů do rezervačního systému.
📎 Stažení a konverze PDF do Wordu.
📎 Úklid e-mailové schránky.
📎 Komunikace s e-shopem ohledně vrácení kreditů ze zrušené objednávky.
Klient 5: osobní asistence
📎 Komunikace ohledně plánovaného termínu úklidu kanceláře.
📎 Vyhledání člověka, který v kanceláři položí koberce.
📎 Propojení klienta s řemeslníkem a domluvení termínu prohlídky prostoru.
Nenechte se zmýlit, to není vše, co jsem daný den dělala, ale ta ostatní práce už není komu účtovat. Proto by měla být zohledněna v hodinové sazbě.
Co dalšího virtuální asistentka dělá, ale nikdo to nevidí?
Je to péče o vlastní podnikání – marketing, faktury, aktivita na sociálních sítích, vzdělávání, získávání a udržování kontaktů, budování strategie, tvorba grafiky k příspěvkům, focení se k příspěvkům apod.
Je to takový “backoffice” každého podnikání, činnosti, které se musí udělat, aby podnikání fungovalo.
Kde najít svou virtuální asistentku?
V katalogu je spousta administrativních asistentek připravených vám pomoci. Tak už to neodkládejte – delegujte. Úleva je jen pár kliků daleko.
